Essential Broker, titolare del trattamento dei dati personali, intende adempiere a quanto prescritto dagli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (di seguito “GDPR”) e dalla normativa applicabile in materia, ivi incluso, il D.Lgs. n. 196/2003, in relazione all’adesione ai servizi di consulenza e intermediazione assicurativa, compresa la generazione di un preventivo assicurativo a richiesta dell’interessato ovvero la gestione della propria posizione personale attraverso MyInsurance, come meglio specificati nella documentazione pre-contrattuale e contrattuale (di seguito i “Servizi”).

1. DATI PERSONALI RACCOLTI

I dati personali raccolti e trattati possono consistere in:

• nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale / Partita IVA, residenza, numero del documento d’identità, contatti telefonici, indirizzo email;
• informazioni demografiche (quali sesso, età, stato civile, nazionalità);
• copia di documenti di identità e informazioni correlate (quali il numero del documento di identità);
• dati bancari e finanziari (quali il numero di conto corrente e/o il codice IBAN);
• informazioni relative ai Servizi, quali dati per la verifica della coerenza del contratto con le richieste ed esigenze del contraente, informazioni sulla polizza assicurativa, sui connessi reclami, su sinistri coperti da assicurazione e sui danni denunciati;
• informazioni relative e/o connesse alle polizze per le quali è richiesto il preventivo, quali informazioni relative alla situazione assicurativa del soggetto interessato, sui connessi reclami, su sinistri coperti da assicurazione e sui danni denunciati, informazioni in merito a proprietà di beni, dichiarazioni rese dall’interessato o che abbiano ad oggetto l’interessato;
• informazioni in merito a proprietà e beni;
• dichiarazioni rese dall’interessato o che abbiano ad oggetto l’interessato.

I dati personali possono essere raccolti sia direttamente presso l´interessato (personalmente oppure attraverso il sito web di Essential Broker e la pagina dedicata al cliente “MyInsurance”, il call center di Essential Broker) sia presso terzi, quando il cliente di Essential Broker non sia l´interessato, nonché presso banche dati pubbliche, quali ad esempio la banca dati gestita da ANIA (Associazione Nazionale fra le Imprese Assicuratrici) per conto del Centro di Informazione nazionale, le banche dati gestite dall’IVASS, ecc.. Normalmente, Essential Broker non tratta categorie particolari di dati personali, né dati relativi a condanne penali e reati. Tuttavia, in occasione delle denunce di sinistro e della gestione delle relative pratiche, Essential Broker potrebbe occasionalmente avere accesso a informazioni relative alla salute dell’interessato o di terzi. In tal caso il trattamento di tali dati personali sarà subordinato all’esplicito consenso dell’interessato.

2. BASE GIURIDICA E FINALITÀ’ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati – nell’ambito della normale attività di Essential Broker ed in relazione ai Servizi – in forza di obblighi contrattuali o di legge, sulla base di un legittimo interesse o del consenso dell’interessato, secondo le seguenti finalità:

a) in adempimento ad obblighi pre-contrattuali nei confronti dell’interessato: per finalità strettamente connesse e strumentali allo svolgimento dell’istruttoria preliminare e per lo svolgimento dei rapporti contrattuali (ad esempio, acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del contratto di assicurazione, rilascio del preventivo personalizzato, esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti dal contratto concluso, tutela e recupero del credito, etc.), inclusa la prestazione di servizi elaborativi e lo svolgimento di attività strumentali all’esecuzione del contratto realizzate da società terze, enti o consorzi, operanti per conto di Essential Broker;

b) in adempimento ad obblighi contrattuali e/o misure pre-contrattuali nei confronti dell’interessato: in caso di sua adesione ai Servizi, i dati personali raccolti in sede di adesione o comunque in connessione ai Servizi (ad esempio estremi identificativi, indirizzo email e numero di cellulare del firmatario, etc.) saranno utilizzati esclusivamente per finalità connesse alla corretta gestione ed erogazione dei Servizi, come descritti nei termini e condizioni di questi ultimi;

c) in adempimento ad obblighi normativi: per finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo (compresi i doveri di vigilanza derivanti dalla normativa antiriciclaggio); tali trattamenti, in quanto dovuti per espressa previsione normativa, non richiedono un espresso e separato consenso dell’interessato. A tal proposito Essential Broker, nell’osservanza delle previsioni di cui all’art. 83 co. 2 -bis del Regolamento 40/2018 IVASS aggiornato dal Provvedimento n.97 del 04 Agosto 2020, limitatamente alle conversazioni intercorse con i clienti che conducano alla stipula di una polizza, sarà tenuta a provvedere alla loro registrazione ed archiviazione;

d) sulla base del consenso (facoltativo e revocabile in qualunque momento): a fronte del consenso dell’interessato (e salva la possibilità di revoca di tale consenso), (i) i dati personali potranno essere oggetto di trattamento per finalità di marketing, commerciali, promozionali e di rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei Servizi resi da Essential Broker, comunicazione di nuove iniziative commerciali, offerta di prodotti o servizi (anche tramite il sito essentialbroker.it), perseguite direttamente ovvero attraverso l’opera di società specializzate, anche mediante interviste personali o telefoniche, questionari, indagini di mercato e similari, da svolgersi via email, SMS, posta tradizionale, telefonata con operatore, nonché attraverso pubblicità mirata effettuata tramite piattaforme digitali, social network e, in generale, pubblicità svolta con modalità e/o strumenti digitali, nessuno escluso; (ii) i dati personali potranno essere oggetto di trasferimento a compagnie assicurative autorizzate ovvero a società di intermediazione assicurativa iscritte al Registro Unico degli Intermediari assicurativi e riassicurativi nonché a partner di Essential Broker attivi nella fornitura di prodotti e servizi relativi al settore automotive, compresi fornitori di black box e dispositivi satellitari, per finalità commerciali e/o promozionali, ivi inclusa l’attività di vendita di prodotti e/o servizi assicurativi e altri prodotti e/o servizi nel settore automotive (compresi a titolo esemplificativo servizi di antifurto satellitare o altri servizi tecnologici per il settore automotive), ricerche di mercato, rilevazioni statistiche relative a prodotti e/o servizi assicurativi e/o altri prodotti e/o servizi nel settore automotive, rilevazioni sulle esigenze del cliente relativamente a tali prodotti e/o servizi. In caso di consenso per tale specifica finalità di trattamento, l’interessato potrà essere contattato direttamente dai predetti soggetti;

e) in forza di un legittimo interesse di Essential Broker: per la difesa in giudizio di un diritto od interesse di Essential Broker dinanzi a qualunque autorità od ente competente, ivi espressamente incluso ai fini del recupero del credito; limitatamente alle coordinate di posta elettronica fornite nel contesto dell’acquisto di un servizio e salva Sua successiva opposizione a tale trattamento, per consentire l’offerta diretta da parte di Essential Broker di prodotti o servizi analoghi (c.d. soft spamming) a quelli oggetto di precedente acquisto, ivi espressamente incluso per l’offerta di prodotti e/o servizi assicurativi in linea con quelli precedentemente acquistati e scaduti.

3. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

Il conferimento dei dati personali è facoltativo, tuttavia ai fini di cui ai punti a), b) e c) è essenziale per la prestazione del relativo servizio, compreso l’ottenimento del preventivo, e in caso di rifiuto al conferimento Essential Broker non potrà dare esecuzione al rapporto contrattuale e/o alle misure precontrattuali (ad esempio, all’emissione del preventivo) né adempiere ai connessi obblighi di legge.

Per le finalità di cui al punto d) che precede, il conferimento dei dati personali è facoltativo ed il relativo trattamento si basa sul consenso, facoltativo e revocabile in qualunque momento, dell’interessato; la revoca del consenso potrà essere effettuata in modo automatico, anche tramite specifica opzione di opt-out.

Con riferimento ai trattamenti per le finalità di cui al punto d) (i) e (ii), il mancato conferimento dei dati personali comporterà l’impossibilità di inviare materiale promozionale e pubblicitario e di comunicare i dati personali a compagnie assicurative, a società di intermediazione assicurativa ed ai partner di Essential Broker attivi nel settore automotive per le finalità sopra descritte.

Con riferimento ai trattamenti per le finalità di cui al punto d) (i) e (ii), il mancato consenso o il mancato conferimento dei dati potrebbe impedire a Essential Broker di gestire correttamente i sinistri.

Resta tuttavia inteso che l’eventuale revoca del consenso non inficia la validità del trattamento basato sul consenso precedentemente prestato. lnoltre, in caso di diniego del consenso al trattamento dei dati personali che La riguardano per le finalità sopra richiamate, Essential Broker potrà comunque utilizzare i dati personali al solo fine di dare corretto adempimento agli obblighi previsti dalle leggi in vigore e agli obblighi derivanti dai rapporti contrattuali instaurati e/ o per il perseguimento di un proprio legittimo interesse.

4. MODALITA’ DI TRATTAMENTO – Destinatari e Responsabili del trattamento e comunicazioni dei dati

Il trattamento dei dati personali avviene secondo modalità lecite, corrette, riservate ed è effettuato per scopi determinati, espliciti, legittimi e nella misura strettamente necessaria alle finalità di cui all’articolo 2 che precede.

Il trattamento dei dati personali è effettuato con l’ausilio di supporti cartacei, ottici, informatici e telematici, eventualmente anche in cloud, nonché attraverso procedure automatizzate ed informatizzate, sempre, comunque, secondo criteri di massima correttezza e sicurezza, in conformità alle disposizioni della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tramite adeguate misure tecniche ed organizzative idonee a prevenire la distruzione o la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Nei limiti e per le finalità di quanto sopra, i dati personali potranno essere comunicati:

• a soggetti a cui la comunicazione sia obbligatoria a norma di leggi, regolamenti o normative comunitarie;
• a società, enti o consorzi esterni, organismi e società di assicurazione, riassicurazione e coassicurazione, periti e consulenti che svolgono per conto di Essential Broker servizi ausiliari e complementari, nei limiti di quanto loro consentito o necessario alla gestione contrattuale, comunicazioni, servizi di archiviazione della documentazione relativa ai rapporti intercorsi con la clientela; gestione di sistemi nazionali ed internazionali per il controllo delle frodi ai danni di società, banche e intermediari finanziari; servizi finanziari, assicurativi e di recupero crediti;
• i dati necessari alla fatturazione elettronica, ove applicabile, saranno trasferiti al fornitore del servizio di e-Invoicing nominato responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR che li inoltrerà automaticamente al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate;

Tali soggetti utilizzeranno i dati ricevuti a seconda dei casi, in qualità di autonomi titolari del trattamento ovvero di responsabili del trattamento debitamente nominati e autorizzati da parte di Essential Broker.

In aggiunta a quanto precede, i dati potranno essere messi a disposizione di:

• a società specializzate per la rilevazione della qualità dei servizi erogati o a società, enti o consorzi che svolgano per conto di Essential Broker, con il consenso dell’interessato, le attività di cui al punto d) (i) dell’articolo 2, comprese società che gestiscono piattaforme digitali o social network, e che agiranno per conto di Essential Broker in qualità di responsabili del trattamento o titolari autonomi, nonché ai soggetti indicati a punto d) (ii) dell’articolo 2, per le finalità ivi indicate;
• in caso di adesione al servizio di firma elettronica avanzata messo a disposizione da Essential Broker, i dati personali conferiti a tal fine potranno essere trattati anche da società fornitrici di Essential Broker, specializzate nella realizzazione e gestione di sistemi di firma elettronica avanzata o da altri fornitori utilizzati da Essential Broker o dalle predette società per la corretta gestione di tale sistema, i quali saranno appositamente nominati responsabili del trattamento da parte di Essential Broker.

Nell’ambito della struttura di Essential Broker, i dati personali saranno trattati da (e potranno pertanto venirne a conoscenza) dipendenti (ad esempio da soggetti autorizzati afferenti alle funzioni marketing, commerciale, amministrativa e di assistenza) ed amministratori della società, nonché collaboratori o consulenti, legali o fiscali, esterni, sindaci, revisori che saranno appositamente autorizzati da Essential Broker o nominati quali responsabili del trattamento e che opereranno nell’ambito delle mansioni e delle istruzioni impartite da Essential Broker. Per esclusivi motivi di assistenza tecnica al sistema informatico di Essential Broker, i dati ivi registrati potrebbero essere accessibili al nostro personale IT degli stessi. Eventuali fornitori di servizi informatici che dovessero – per motivi di assistenza, manutenzione o salvataggio – entrare in contatto con i dati personali saranno espressamente autorizzati da Essential Broker e opereranno sotto stingenti vincoli contrattuali o quali responsabili del trattamento ai sensi del GDPR. Essential Broker non diffonde i dati personali. Per i prodotti dei rami “vita” c.d. di puro rischio (polizze TCM, “temporanee caso morte”, incluse quelle collettive e quelle a protezione di mutui e prestiti personali erogati ai consumatori, PPI) potremmo inoltre svolgere ulteriori attività per mezzo di processi decisionali automatizzati in relazione alle verifiche antiriciclaggio, antiterrorismo o inerenti comportamenti che possano comportare la violazione di norme nazionali e sovranazionali. Per conoscere l’identità, le attività svolte e l’inquadramento ai sensi del GDPR dei soggetti terzi che possono trattare i Vostri dati personali è possibile inoltrare specifica richiesta agli indirizzi info@essentialbroker.it.

5. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI AL DI FUORI DELL’UE

Nell’effettuazione dei trattamenti dei dati personali, compreso nel caso dei dati personali necessari per la prestazione del servizio di firma elettronica avanzata, potrebbe sorgere la necessità di trasferire i dati personali all’esterno dell’Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo a soggetti terzi che forniscono servizi accessori e complementari rispetto alle attività di trattamento. In tale caso, Essential Broker assicura che il trasferimento di dati personali a tali soggetti avviene unicamente verso Paesi che ne garantiscono un livello di protezione adeguato, nei casi in cui tale adeguatezza sia stabilita da una decisione della Commissione Europea oppure garantita sulla base di strumenti contrattuali che assicurino l’implementazione di misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee alla tutela dei dati personali quali le Clausole Contrattuali Standard, e comunque in accordo e con le modalità indicate dal Capo V del GDPR e, comunque, dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Ad ogni buon conto, Voi potrete sempre richiedere maggiori informazioni sull’identità degli eventuali soggetti terzi extra UE che possono conoscere/trattare i Vostri dati personali e le attività da essi svolte scrivendo agli indirizzi info@essentialbroker.it.

6. CONSERVAZIONE DEI DATI

Senza pregiudizio per quanto diversamente previsto dalla presente informativa e per quanto di seguito indicato, i dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale nonché per adempiere a specifici obblighi imposti dalle vigenti normative (es. ai sensi delle Regole Tecniche il documento di riconoscimento ed i relativi dati devono essere conservati, in relazione al Servizio FEA, ove attivato, per 20 anni) e, successivamente, per il tempo massimo previsto dalle disposizioni di legge applicabili in materia di prescrizione dei diritti e/o decadenza dell´azione e, in generale, per l´esercizio/difesa dei diritti del titolare nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti/enti pubblici e soggetti privati e, comunque, per tutta la durata del giudizio in ogni sua fase e grado. In relazione ai servizi di preventivazione (in caso di mancata stipula della polizza), i dati personali saranno conservati per un periodo di 12 (dodici) mesi decorrente dalla emissione del preventivo e comunque per un periodo idoneo a permettere a Essential Broker di adempiere a specifici obblighi imposti dalle vigenti normative e, in generale, per l’esercizio/difesa dei diritti del titolare nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti /enti pubblici e soggetti privati e, comunque, per tutta la durata del giudizio in ogni sua fase e grado.

In relazione alle attività di marketing, i dati saranno conservati per il periodo di tempo consentito dalla legge e dalle prescrizioni del Garante per la Protezione dei Dati Personali (Autorità di Controllo) e, dunque fino alla revoca del consenso. In merito ai dati relativi allo stato di salute eventualmente trattati in relazione alla gestione dei sinistri, essi verranno conservati per tutta la durata di lavorazione del sinistro e, successivamente, successivamente, per il tempo massimo previsto dalle disposizioni di legge applicabili in materia di prescrizione dei diritti e/o decadenza dell´azione. Con riferimento alla registrazione delle conversazioni telefoniche, i dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e, alla cessazione, per un periodo di 5 (cinque) anni e, in generale, per un periodo idoneo a permettere a Essential Broker l’esercizio / difesa dei diritti nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti/enti pubblici e soggetti privati e, comunque, per tutta la durata del giudizio in ogni sua fase e grado. Al termine del periodo di conservazione i dati saranno cancellati e rimossi dagli archivi compatibilmente con le procedure tecniche e di back-up oppure, in forza di un legittimo interesse di Essential Broker, saranno anonimizzati.

Il GDPR conferisce ai soggetti interessati (ossia alle persone fisiche cui si riferiscono i dati) l’esercizio di specifici diritti.

Diritto di accesso: ha diritto di ottenere la conferma in merito all’esistenza o meno di un trattamento sui dati personali e, in caso positivo, di accedere a tali dati e ad informazioni specifiche sul trattamento, quali le finalità, le categorie di dati oggetto di trattamento, i destinatari o categorie di destinatari dei dati, i tempi di conservazione (o i criteri che ne sono alla base), l’esistenza del diritto di chiedere la rettifica o la cancellazione, la limitazione o’l’opposizione al trattamento, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo e informazioni in merito all´origine dei dati personali; l’esistenza o meno di un processo decisionale automatizzato sui dati che lo riguardano.

Diritto di rettifica: ha il diritto di chiedere ed ottenere rettifica dei dati personali che lo riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti.

Diritto di cancellazione: ha diritto di ottenere la cancellazione dei dati, senza ingiustificato ritardo, se, tra l´altro, (i) tali dati non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti, (ii) è stato revocato il consenso che costituiva fondamento per il trattamento (salvo che non sussista altra base giuridica per tale trattamento), (iii) ci si oppone al trattamento dei dati (come di seguito indicato) e non sussiste altro motivo legittimo prevalente per il trattamento o se si oppone al trattamento dei dati per marketing o per profilazione finalizzata al marketing, (iv) i dati sono trattati illecitamente, (v) i dati devono essere cancellati in forza di un obbligo di legge. Tale diritto non si applica se il trattamento dei dati è necessario, tra l’altro: per l’esercizio del diritto di libertà di informazione; per l’adempimento di un obbligo di legge, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in giudizio.

Diritto di limitazione: ha il diritto di ottenere, nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, la limitazione del trattamento.

Diritto alla portabilità: ha il diritto di ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali e di trasmetterli ad altro titolare del trattamento in relazione alle ipotesi in cui il trattamento dei dati si basi sul consenso oppure riguardi categorie particolari di dati personali trattati sulla base del consenso oppure il trattamento sia fondato sull’esecuzione di un contratto e tale trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

Diritto di opposizione: ha diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato su un legittimo interesse del titolare, salva la dimostrazione da parte di quest’ultimo di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano su interessi, diritti e libertà fondamentali dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. L’interessato ha altresì diritto di opporsi al trattamento finalizzato ad attività di marketing, ivi inclusa la profilazione. Si ricorda infine che, il consenso prestato per l’invio di comunicazioni commerciali e promozionali di cui all’art. 2 lett. d) (i) e (ii) che precede si estende anche alle modalità tradizionali di contatto (posta o telefonata con operatore). La possibilità di opposizione al trattamento dei dati personali per marketing, effettuato attraverso modalità automatizzate di contatto ovvero in forma digitale, si estende a quelle tradizionali, salva la possibilità per l’interessato di esercitare tale diritto in parte, opponendosi, ad esempio al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati. L’interessato ha, inoltre, diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (www.garanteprivacy.it) nei casi di cui all’art. 77 del GDPR, ossia quando ritenga che i dati personali siano trattati in violazione delle disposizioni del Regolamento stesso. I diritti sopra indicati potranno essere esercitati rivolgendosi senza formalità a Essential Broker S.r.l., C.so Vittorio Emanuele II, 162, 10138 Torino TO, tel. 80055395, ovvero inviando un messaggio via e-mail agli indirizzi info@essentialbroker.it

8. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Titolare del trattamento dei dati personali è Essential Broker – C.so Vittorio Emanuele II, 162, 10138 Torino TO.

Per ogni richiesta che riguardi i Servizi e/o altre questioni connesse e/o correlate alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, potrà contattare Essential Broker ovvero l’incaricato che ha curato la sottoscrizione del contratto.

Nel rispetto delle disposizioni del GDPR, Essential Broker ha nominato un proprio responsabile della protezione dei dati che potrà essere contattato per le questioni attinenti al trattamento dei dati oltre che presso l’indirizzo di Essential Broker S.r.l. sopra indicato, al seguente recapito email: info@essentialbroker.it. La presente informativa potrà essere integrata, oralmente o per iscritto, con ulteriori elementi e indicazioni, per soddisfare al meglio qualunque esigenza conoscitiva degli interessati e per assecondare l’evoluzione normativa.